Официальный сайт Администрации Даниловского муниципального района

Прием документов от ликвидированных организаций не являющихся источниками комплектования муниципального архива

         Прием документов от ликвидированных организаций не являющихся источниками комплектования муниципального архива.

     Согласно требованиям Федерального закона от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Даниловский муниципальный архив обязан принять на хранение архивные документы организации не являющейся его источником комплектования, только в случае ликвидации указанной организации без правопреемства

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

   Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010г. № 558 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,

   Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»     -      размещены в разделе «Источникам комплектования»

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в соглашении (договоре).

При приеме документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов.

Документы принимаются в   муниципальный архив по утвержденным ЭПМК отдела по работе с архивами Комитета культуры Волгоградской области описям.

Прием дел производится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемый в двух экземплярах. Один экземпляр остается в   архиве, другой — в организации, передающей документы. Опись составляется в четырех экземплярах, три остаются в архиве, один в организации + электронный экземпляр.

От организации принимается также историческая справка в которой содержатся   сведения о создании организации, изменениях в названии, функциях, структуре ликвидированной организации и т.д.   

Перечень документов по личному составу, подлежащих приему:

- Приказы директора предприятия по личному составу (приём, перевод, увольнение);

- Лицевые счета по начислению заработной платы работникам

- Личные карточки уволенных работников ф.Т-2

- Трудовые договоры (соглашения) с работниками предприятия

- Акты о несчастных случаях на производстве

- Невостребованные трудовые книжки.      

…

Перечень документов по основной деятельности, подлежащих приёму (по согласованию с архивным отделом):

- Приказы директора предприятия по основной деятельности

- Годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности    

предприятия

- Годовые бухгалтерские отчеты с приложениями и объяснительной  

запиской

- Годовые сметы расходов предприятия

- Устав предприятия

- Годовой план работы

- Годовой отчет об исполнении плана работы

- Утвержденное штатное расписание

- Коллективные договоры

- Протоколы заседаний, собраний коллектива

А также другие документы, имеющие срок хранения постоянно.      

Для передачи документов в архивный отдел, необходимо представить:

1. Заявление организации о приеме документов в архив, с указанием количества передаваемых дел, на имя Главы Администрации Даниловского района;

    Образец (Образец Заявления в редактируемом формате):

                                                                                     Главе Администрации

Даниловского муниципального

района Волгоградской области

                                                                                          ____________ Ф.И.О.

                        

В связи с ликвидацией предприятия ______________________ прошу определить место хранения документов по личному составу (приказы о приеме, увольнении и прочих перемещениях по службе; расчетно-платежные ведомости или лицевые счета по з/плате; личные дела или карточки), документы постоянного срока хранения за ___________ годы.

Прилагаются следующие документы:

- копия распорядительного документа, подтверждающего принятие решения о ликвидации, подтверждающего факт ликвидации организации без права преемства, о банкротстве;

- историческая справка организации, содержащая все сведения об изменениях в наименовании и структуре организации со ссылками на распорядительные документы.

           _________ Ф.И.О. руководителя или конкурсного управляющего

             (подпись)

2. Копию документа, подтверждающего ликвидацию предприятия (постановление главы района, определение Арбитражного Суда);

- копии учредительных документов и изменения к ним (Устав, документы об образовании, реорганизации, ликвидации предприятия);

- историческую справку;

-   опись документов.

Архивные документы принимаются в муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение,   в   том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет организации, передающей указанные документы.

Требования по подготовке архивных документов к передаче размещены в разделе «Источникам комплектования»

образец (Образец договора в редактируемом формате)

Договор

о передаче на хранение в архивный отдел Администрации Даниловского муниципального района Волгоградской области архивных документов ликвидированного предприятия

«___»_______20 г. р.п.Даниловка

Исходя из необходимости сохранения для российской истории документальных источников и руководствуясь Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г., № 125-ФЗ, Законом «Об архивном деле в Волгоградской области» от 19.04.2006 г., № 1212-ОД, Законом Волгоградской области «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Волгоградской области государственными полномочиями Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области» от 21.11.2008г., № 1772-ОД, а также законодательными и правовыми актами РФ, регламентирующими развитие архивного дела собственник документов в лице руководителя ______________, именуемый в дальнейшем «Собственник» с одной стороны и Администрация Даниловского муниципального района, именуемая в дальнейшем «Архив», в лице начальника архивного отдела Клименко Лилии Альбертовны с одной стороны и _______________ , именуемое в дальнейшем «Предприятие» действующего на основании ______________ с другой стороны, в связи с ликвидацией ______________ заключили настоящий договор о нижеследующем :

1.Предмет договора

11.Стороны заключили настоящий договор в целях реализации п.10 ст.23 Федерального закона РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Предметом настоящего договора является урегулирование отношений по вопросу передачи документов предприятия на архивное хранение, обеспечение сохранности документов по личному составу.

2. Обязанности сторон

2.1. Предприятие обязано:

2.1.1. Передать в упорядоченном состоянии документы по личному составу:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава;

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

- невостребованные трудовые книжки;

- акты о несчастных случаях;

- наградные документы;

- справки установленной формы, уточняющие особый характер работы или условий труда, дающие право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости и подтверждающие постоянную занятость на указанных работах и иные документы, подтверждающие льготный стаж.

2.1.2. Передать на хранение в «Архив» документы временного хранения, сроки которых не истекли.

2.1.3. Все передаваемые в «Архив» документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями, определенными основными правилами работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 и переданы на основании акта приема-передачи.

2.2. Архив обязан:

2..2.1. Оказывать Предприятию консультативную и методическую помощь в организации работы с документами.

2.2.2. Принять по акту приема-передачи и обеспечить сохранность документов по личному составу и документов временного срока хранения Предприятия.

2.2.3. Обеспечить учет и использование архивных документов и архивных фондов в соответствии с действующим законодательством.

3. Стоимость работ и порядок расчета

3.1. Упорядочение документов по личному составу и документов временного срока хранения производится за счет средств ликвидируемого «Предприятия».

3.2. Хранение, учет и использование документов осуществляется «Архивом» на безвозмездной основе.

3.3. Исполнение запросов социально-правового характера на основании принятых на хранение документов Предприятия осуществляется «Архивом» бесплатно.

4. Порядок передачи дел. Срок действия договора.

4.1. Оформление и передача документов по личному составу и документов временного срока хранения осуществляется на основании графика, согласованного сторонами (приложение).

4.2. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания сторонами.

4.3. Срок действия договора прекращается с момента подписания акта приема-передачи документов.

5. Ответственность сторон

5.1. Стороны несут ответственность в порядке, установленном действующим законодательством.

6. Юридические адреса и реквизиты сторон

________________________                                        ______________________

________________________                                     ______________________

________________________                                      ______________________

7. Подписи сторон

________________________                                   Начальник архивного отдела

________________________                               Администрации Даниловского

________________________                                         муниципального района

________________________                                   __________ (Ф.И.О., печать)